“Mình không có thời gian để làm việc này bây giờ, thôi để sau vậy” – Bạn có cảm thấy câu nói này quen thuộc với mình không? Nếu có, hẳn là bạn đang gặp vấn đề trong việc quản lý thời gian của bản thân. Vậy hãy đọc bài viết dưới đây để tìm ra cách quản lý thời gian hiệu quả nhé.
Dưới đây là 7 bước trong bộ kỹ năng quản lý thời gian bạn cần biết:
Bước 1: Xác định mục tiêu
Bước đầu tiên trong cách quản lý thời gian là bạn cần xác định chính xác những mục tiêu quan trọng mình cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Khi đã xác định được điều mình muốn, bạn sẽ cảm thấy mọi thứ rõ ràng ngay từ đầu. Tiếp theo, hãy viết ra giấy những quy tắc sau hoặc note lại ở bất cứ đâu bạn cảm thấy thuận tiện:
1. Xác định rõ những mục tiêu.
2. Tập xây dựng thói quen viết ra giấy mục tiêu và kế hoạch.
3. Tự đề ra cho mình thời hạn hoàn thành các mục tiêu.
4. Lập danh sách các những việc cần làm, các phương án để đạt được những mục tiêu đề ra.
5. Triển khai kế hoạch thành hành động cụ thể.
6. Dồn mọi sức lực để hoàn thành kế hoạch
7. Tự cam kết với bản thân phải tự hoàn thành các nhiệm vụ đã đề ra.
Bước 2: Lập kế hoạch làm việc
Bạn nên nhớ rằng hành động mà không có kế hoạch sẽ dẫn đến thất bại. Nên ngay sau khi xác định được mục tiêu, hãy bắt tay vào việc lập kế hoạch làm việc. Đây là một trong những bước quan trọng nhất của chiến lược quản lý thời gian hiệu quả.
Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn tiến hành lập một kế hoạch hiệu quả, tiết kiệm được tối đa thời gian và công sức:
1. Đặt ra những mục tiêu hàng đầu (mục tiêu lớn nhất cần thực hiện)
2. Xác định các hành động cần làm để đạt được những mục tiêu đó
3. Chuẩn bị một nền tảng vững chắc. Bao gồm những kiến thức chuyên môn, kỹ năng quan trọng mà bạn chắc chắn phải có để xử lý các bước trong kế hoạch.
4. Tính toán kỹ lưỡng lịch trình, thời gian. Điều này sẽ giúp bạn lường trước được các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch.
5. Tìm cho mình một phương pháp theo dõi. Điều này sẽ giúp bạn xác định được mình đã đạt được mục tiêu đã đề ra hay chưa.
Bước 3: Sắp xếp các công việc cần làm theo thứ tự ưu tiên
Trong danh sách công việc bạn đã tự mình liệt kê, hãy xác định thứ tự ưu tiên cho từng phần việc. Bạn cần bạn tập trung và dành nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự quan trọng.
Bạn có thể xếp loại các công việc của mình theo 4 nhóm sau đây để tiện theo dõi và thực hiện:
- Nhóm 1: Bao gồm những nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần được thực hiện trước tiên.
- Nhóm 2: Bao gồm những nhiệm vụ quan trọng nhưng chưa thực sự cấp bách nên có thể thực hiện sau.
- Nhóm 3: Bao gồm những nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách cần được đưa vào một danh mục riêng.
- Nhóm 4: Bao gồm những thứ không quan trọng cũng không cấp bách nên có thể đưa xuống cuối cùng trong bản danh sách công việc.
Cách thức phân loại này sẽ giúp bạn không bỏ sót những công việc quan trọng và có thể hoàn thành những phần việc thực sự cấp bách đúng thời hạn đã đề ra.
Bước 4: Tập trung cao độ để tối ưu hiệu quả
Sau khi đã xác định được trình tự ưu tiên cho những công việc quan trọng và cấp bách nhất phải thực hiện, bạn cần tập trung cao độ để hoàn thành.
Để rèn luyện sự tập trung, nên nhớ điều cốt lõi là bạn cần biết cách xây dựng mục tiêu theo động lực, chọn lựa suy nghĩ và cảm xúc phù hợp nhất. Điều đó sẽ giúp bộ não của bạn được kích thích và ưu tiên thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Có nhiều phương pháp giúp bạn rèn luyện sự tập trung, tiêu biểu như Pomodoro. Đây mà một phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc được phát minh bởi Francesco Cirillo. Nó sẽ giúp bạn biết cách quản lý thời gian hiệu quả trong học tập và công việc.
Hướng dẫn các bước để thực hiện phương pháp Pomodoro
- Bước 1: Lựa chọn công việc mình cần phải thực hiện
- Bước 2: Đề ra cho mình thời gian để thực hiện phần việc, thường là 25 phút
- Bước 3: Bắt tay vào làm việc cho đến khi hết 25 phút
- Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
- Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao 5 phút, bạn có thể nghỉ dài hơn với 10 phút hoặc 15 – 30 phút (tùy theo khối lượng công việc và hiệu suất làm việc của mỗi người).
Các nguyên tắc khi thực hiện phương pháp Pomodoro
- Khi bạn thực hiện Pomodoro theo quy trình làm 25 phút, tạm nghỉ 5 phút, nếu bạn buộc phải dừng lại vì bất kỳ lý do gì thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu.
- Bạn chỉ cần tập trung làm 1 công việc duy nhất với 100% thời gian đã đề ra.
- Nếu trước khi Pomodoro kết thúc mà bạn hoàn thành xong công việc, bạn cần dùng khoảng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
- Trong các khoảng thời gian được phép tạm nghỉ, bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Tùy vào sở thích cá nhân, bạn có thể lựa chọn nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, mát xa cổ vai gáy, sắp xếp bàn làm việc, ăn uống nhẹ nhàng hoặc đơn giản là đứng dậy đi dạo xung quanh. Tuy nhiên, khi nghỉ ngơi, bạn cần tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới internet như là mạng xã hội, báo đài, … vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, nhưng thực chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.
Bước 5: Ứng phó với những yếu tố “gây rối thời gian”
Trong khi bạn đang cố gắng hoàn thành những mục tiêu đã đặt ra trước đó, chắc chắn bạn sẽ phải đối diện với những yếu tố gây xao nhãng. Những yếu tố này có thể là bất cứ ai hay bất cứ thứ gì. Chẳng hạn như khách hàng ghé qua hỏi chuyện, những cuộc gọi đột xuất ,… Vậy câu hỏi đặt ra là: “Làm thế nào để xử lý những vấn đề tuy nhỏ nhưng cực kỳ mất thời gian này?”
Đầu tiên, bạn cần xác định chính xác những yếu tố “gây rối thời gian” của bạn hiện tại là ai và là cái gì.
Tiếp đến, hãy làm một phép tưởng tượng xem cuộc sống của bạn sẽ ra sao nếu những yếu tố này bị loại bỏ sang một bên.
Sau đó, hãy nghĩ cách thức đối phó với từng vấn đề
Cuối cùng và cũng là quan trọng nhất: bạn phải tự cam kết với bản thân là sẽ giải quyết những yếu tố “gây rối thời gian” này bằng được. Lời cam kết này chính là chìa khóa để bạn có thể thực hiện được cách sử dụng thời gian hiệu quả.
Hoặc, để có nhiều thời gian hơn, cách đơn giản của bạn chỉ là dậy sớm lúc 5 giờ sáng và giảm việc ngủ nướng. Việc dậy sớm có nhiều lợi ích hơn bạn tưởng và sẽ giúp bạn khoan khoái cả ngày.
Bước 6: Sắp xếp chỗ làm việc khoa học nhất có thể
Điều này chắc chắn sẽ giúp bạn trở thành con người ngăn nắp, chuẩn mực và không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Bạn chỉ cần dành một chút thời gian mỗi ngày để sắp xếp bàn làm việc một cách gọn gàng, khoa học để bạn có thể tập trung vào công việc tốt hơn. Vì nơi làm việc quá bừa bộn có thể làm giảm sự tập trung của bạn.
Bước 7: Điều chỉnh cách quản lý thời gian cho phù hợp
Trong quá trình thực hiện kế hoạch, bạn sẽ phát hiện ra nhiều vấn đề nảy sinh khác với tính toán ban đầu của mình. Một số điểm trong kế hoạch có thể không hợp lý hoặc một vài phần việc có thể không thực sự cần thiết. Những lúc này, đừng ngại ngần mà hãy mau chóng điều chỉnh lại kế hoạch để không làm lãng phí thời gian.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ chiến lược quản lý thời gian hiệu quả mà bạn cần biết. Mong rằng bài viết đã giúp bạn tìm ra hướng đi đúng đắn cho mình để thực hiện các công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất.
5 thoughts on “Cách quản lý thời gian hiệu quả [7 bước đơn giản]”